Behandling av personuppgifter
Detta personuppgiftsbiträdesavtal ("Avtalet") innehåller villkor för
behandling av personuppgifter mellan Färdskrivarfokus (Fleeto AB,
registreringsnummer 5592158736), ("Färdskrivarfokus") och alla företag,
organisationer, institutioner eller juridiska personer ("Kunden") som
använder Färdskrivarfokus digitala färdskrivartjänst ("Tjänsten")") för att
övervaka och behandla personuppgifter om sina anställda eller andra
personer på sitt Färdskrivarfokus-konto när de använder tjänsten.
Genom att gå in på eller använda denna webbplats eller någon av våra
tjänster godkänner du de villkor som anges i denna sekretesspolicy,
cookiepolicy, användarvillkor och andra villkor och policyer som publiceras
på vår webbplats. Om du inte godkänner denna sekretesspolicy måste du
lämna denna webbplats och avbryta all användning av någon av våra
tjänster.
1. Avtalets syfte
1.1. Kunden som personuppgiftsansvarig instruerar
Färdskrivarfokus att behandla personuppgifter för att tillhandahålla
tjänsten till kunden i enlighet med det tjänsteavtal som ingåtts
mellan kunden och Färdskrivarfokus. När det gäller personuppgifter
som erhållits från kunden eller Färdskrivarfokus-systemet under
tillhandahållandet av tjänsterna fungerar kunden som
personuppgiftsansvarig och Färdskrivarfokus som
personuppgiftsbiträde.
1.2. För att undvika missförstånd innehåller detta avtal fullständiga
och slutliga instruktioner från kunden till Färdskrivarfokus i samband
med behandling av personuppgifter om kundens registrerade, och
utgör därför ett bindande databehandlingsavtal i enlighet med
tillämpliga dataskyddslagar och förordningar.
2. Ändamål med behandlingen
2.1. Färdskrivarfokus kommer att behandla dina personuppgifter för
att tillhandahålla dig tjänsten, förbättra den, lösa eventuella
tjänsterelaterade problem du kan ha och se till att du får bästa
möjliga kundupplevelse.
2.2. Färdskrivarfokus samlar in och behandlar dina personuppgifter
för följande ändamål:
- för att registrera dig för användning av tjänsten, verifiera din
identitet och skapa ditt Färdskrivarfokus-konto;
- för att skicka fakturor till dig och behandla betalningar för Tjänsten;
- för att anpassa din användning av Tjänsten när du ställer in dina
kontoinställningar;
- för att analysera dina preferenser eller din användning av
Tjänsten;
- för att kommunicera med dig och informera dig om
Färdskrivarfokus-tjänsten och ge dig servicerelaterad support, svara
på dina frågor och behandla dina förfrågningar;
- för att förbättra Tjänsten eller för att utveckla nya funktioner inom
Tjänsten;
- för att analysera och mäta hur vår tjänst används. Till exempel
analyserar vi data om din användning av tjänsten för att optimera
produktdesign, för att generera rapporter och skapa statistik;
- för att leverera personliga annonser, kampanjer och erbjudanden
till dig;
- för att skydda Färdskrivarfokus, dess användares och andra tredje
parters rättsliga intressen och av juridiska skäl som t.ex. för att
upprätthålla våra villkor, avtal eller policyer, följa tillämplig lag och
bistå brottsbekämpande myndigheter.
3. Typer av personuppgifter och kategorier av
registrerade
3.1. Färdskrivarfokus samlar in, genererar och tar emot information
på olika sätt när kunden använder tjänsten eller gör en beställning.
En del av denna information utgör personuppgifter.
3.2. Kategorier av registrerade inkluderar kundens anställda,
representanter och andra registrerade som kommer att registreras
på kundens konto.
3.3. Kunden säkerställer att den har inhämtat alla nödvändiga
samtycken och/eller förlitar sig på andra lämpliga rättsliga grunder
för behandling av de registrerades personuppgifter. Kunden
bekräftar att de registrerade har informerats om att deras
personuppgifter överförs till Färdskrivarfokus som
personuppgiftsbiträde och andra tredje parter (underbiträden) som
används av Färdskrivarfokus för tillhandahållande av tjänsten.
3.4. När kunden skapar ett konto hos Färdskrivarfokus eller gör en
beställning ger han eller hon Färdskrivarfokus följande information
som innehåller personuppgifter:
3.4.1. I namn/företag;
3.4.2. e-postadress;
3.4.3. betalningsinformation;
3.4.4. telefonnummer;
3.4.5. leverans-/faktureringsadress;
3.4.6 All annan information som lämnas till Färdskrivarfokus för
detta ändamål.
3.5. Vissa uppgifter kan komma att behandlas under tiden som
Kunden eller den registrerade (t.ex. Kundens anställde) använder
Tjänsten. Beroende på omfattningen och konfigurationen av
Färdskrivarfokus-tjänsten kan denna information också innehålla
personuppgifter:
3.5.1. den registrerades enhet och webbläsare (t.ex. IP-adress,
webbläsartyp, programvaruversion etc.);
3.5.2 Digital färdskrivare och förarens aktiviteter (rasttid, start-,
stopp- och sluttid, körtid, färdskrivarkalibrering, färdskrivartillverkare,
frånvarokalender, information om kollegor, möjlighet att använda
kostnadsberäkningsverktyg osv.).
3.5.3 Fordonsuppgifter (t.ex. namn och typ av fordon, körsträcka,
teknisk information osv.)
3.5.4 Digitalt färdskrivarkort (t.ex. utfärdande myndighet, information
om kontroller osv.).
3.6. Vid användning eller konfigurering av Färdskrivarfokus-
kontoinställningar kan kunden tillhandahålla viss information, som i
samband med annan information kan innehålla personuppgifter (till
exempel plats, tidszon, foto etc.).
3.7. Kunden kan välja att integrera tjänster från tredje part i
samband med vissa aspekter av Färdskrivarfokus-tjänsten. En
tredjepartstjänst är en programvara som integreras med Tjänsten
och Kunden kan aktivera eller inaktivera sådan integration för
Färdskrivarfokus-kontot. När det är aktiverat kan den relevanta
tredjepartsleverantören dela eller ta emot viss information (inklusive
import eller export). Kunden bör kontrollera sekretessinställningarna
för dessa tredjepartstjänster för att förstå vilka uppgifter som kan
lämnas ut till Färdskrivarfokus.
4. Behandlingens längd och lagringsperiod
4.1. Färdskrivarfokus kommer att behandla ovannämnda uppgifter
så länge som Färdskrivarfokus tillhandahåller tjänsten till kunden
och kunden har ett aktivt Färdskrivarfokus-konto. Personuppgifter
kan dock raderas när som helst på kundens begäran.
4.2. Om inte tillämplig lag kräver det har Färdskrivarfokus ingen
skyldighet att lagra kundens personuppgifter efter att avtalet med
kunden har upphört. Efter uppsägning av avtalet kan
Färdskrivarfokus fortsätta att lagra vissa personuppgifter, begränsat
till det minsta belopp som krävs för att Färdskrivarfokus ska kunna
uppfylla rättsliga skyldigheter, för att säkerställa tillförlitliga
säkerhetskopieringssystem, lösa tvister mellan kunden och
Färdskrivarfokus, om sådana finns, förhindra bedrägeri och
missbruk, verkställa Färdskrivarfokus-avtal och/eller för att fullfölja
Färdskrivarfokus eller tredje parts legitima intressen.
5. Delning av dina personuppgifter med tredje part
5.1. För att Färdskrivarfokus ska kunna tillhandahålla Tjänsten
arbetar Färdskrivarfokus med tredje part som tillhandahåller
Färdskrivarfokus med olika tjänster som behövs i den ordinarie
verksamheten. Kategorierna av tredjepartsmottagare
(underbiträden) av personuppgifter inkluderar leverantörer av värd-
och serversamlokaliseringstjänster, kommunikations- och
innehållsleveransnätverk, leverantörer av data- och
cybersäkerhetstjänster, leverantörer av fakturerings- och
betalningshanteringstjänster, leverantörer av tjänster för upptäckt
och förebyggande av bedrägerier, webbanalys, leverantörer av e-
postdistribution och övervakningstjänster,
sessionsinspelningstjänster, leverantörer av reklam- och
marknadsföringstjänster, IT, juridiska och finansiella rådgivare,
bland annat ("Tredjepartsleverantörer").
5.2. Tredjepartsleverantörer får endast en minsta mängd
personuppgifter som är nödvändiga för att de ska kunna
tillhandahålla den begärda tjänsten till Färdskrivarfokus.
Färdskrivarfokus delar personuppgifter endast med sådana
tredjepartsleverantörer som har åtagit sig att uppfylla de
dataskyddsskyldigheter som anges i detta avtal, ge tillräckliga
garantier och genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska
åtgärder och i övrigt följa tillämpliga lagar om skydd av
personuppgifter. Färdskrivarfokus förblir ansvarig för behandlingen
av personuppgifter som utförs av tredjepartsleverantörer som
Färdskrivarfokus har anlitat för respektive databehandling i enlighet
med gällande lagar.
5.3. Kunden ger Färdskrivarfokus allmän behörighet att anlita
tredjepartsleverantörer eller underbiträden. Kunden kan begära
information om tredjepartsleverantörer genom att kontakta
Färdskrivarfokus. Om kunden har några juridiskt grundade
invändningar mot anlitandet av en tredjepartsleverantör, försöker
kunden och Färdskrivarfokus hitta en lösning för ytterligare
databehandling i begränsad omfattning utan användning av den
specifika underleverantören eller, om en sådan lösning inte kan
hittas, komma överens om uppsägning av tjänsten i enlighet med de
uppsägningsvillkor som anges i tjänsteavtalet.
5.4. I vissa situationer kan Färdskrivarfokus ha en rättslig skyldighet
att dela kundens information med tredje part, om det krävs enligt lag
eller när informationen begärs av offentliga myndigheter.
5.5. Personuppgifter som behandlas av Färdskrivarfokus kan
överföras till tredjepartsleverantörer som är belägna utanför
Europeiska unionen. I sådana fall kommer Färdskrivarfokus endast
att dela personuppgifter med sådana mottagare som har åtagit sig
att följa de nödvändiga dataskyddskraven och som kan säkerställa
en adekvat skyddsnivå eller har lämnat tillräckliga garantier.
6. Skyldigheter enligt färdschema och assistans till
den personuppgiftsansvarige
6.1. Färdskrivarfokus använder rimliga och lämpliga organisatoriska,
tekniska och administrativa åtgärder i enlighet med tillämpliga
dataskyddslagar för att skydda personuppgifternas konfidentialitet,
integritet och tillgänglighet. Tyvärr är inget dataöverförings- eller
lagringssystem garanterat 100 % säkert, därför uppmuntrar
Färdskrivarfokus kunden att ta hand om de personuppgifter som
den har i sin besittning och som behandlas online och ställa in
starka lösenord för Färdskrivarfokus-kontot, begränsa åtkomsten till
dator och webbläsare genom att logga ut efter avslutad session och
undvika att förse Färdskrivarfokus med känslig information vars
avslöjande kan orsaka betydande skada för den registrerade.
6.2. All Färdskrivarfokus auktoriserade personal som är involverad i
behandlingen av kundens och tredje parts personuppgifter har
förbundit sig till sekretessförpliktelser och får inte komma åt eller på
annat sätt behandla personuppgifter utan kundens tillstånd om det
inte är i syfte att tillhandahålla tjänsten.
6.3. I händelse av en personuppgiftsincident kommer
Färdskrivarfokus att meddela kunden i enlighet med de skyldigheter
som anges i tillämpliga lagar och kommer att ge rimlig hjälp med
utredningarna av personuppgiftsincidenten och anmälan till
tillsynsmyndigheten och de registrerade om en sådan
personuppgiftsincident.
6.4. Med hänsyn till behandlingens art kommer Färdskrivarfokus att
hjälpa kunden med att tillhandahålla tekniska eller organisatoriska
åtgärder, i den mån det är möjligt, för att uppfylla kundens
skyldigheter som personuppgiftsansvarig i förhållande till:
6.4.1. alla förfrågningar från kundens registrerade om tillgång till
eller rättelse, radering, begränsning, portabilitet, blockering eller
radering av deras personuppgifter som Färdskrivarfokus behandlar
för kundens räkning. I händelse av att en registrerad skickar en
sådan begäran direkt till Färdskrivarfokus, kommer Färdskrivarfokus
omedelbart att vidarebefordra en sådan begäran till kunden;
6.4.2. utredning av personuppgiftsincident och anmälan till
tillsynsmyndigheten och kundens registrerade om sådan
personuppgiftsincident;
6.4.3 Utarbetande av konsekvensbedömningar avseende dataskydd
och, vid behov, genomförande av samråd med tillsynsmyndigheter.
och så vidare.)
7. Granskning av databehandling
7.1. På kundens begäran samtycker Färdskrivarfokus till att
tillhandahålla tillräcklig information för att visa efterlevnad av de
skyldigheter som fastställs i detta avtal och tillämpliga
dataskyddslagar. Denna information bör tillhandahållas i den
utsträckning som sådan information ligger inom Färdskrivarfokus
kontroll och Färdskrivarfokus inte är förhindrad att lämna ut den
enligt tillämplig lag, en tystnadsplikt eller någon annan skyldighet
gentemot en tredje part.
7.2. Om den tillhandahållna informationen, enligt kundens rimliga
bedömning, inte är tillräcklig för att bekräfta Färdskrivarfokus
efterlevnad av detta avtal, samtycker Färdskrivarfokus till att tillåta
och bidra till granskning av databehandling.
7.3. En sådan granskning kommer att utföras av en oberoende
tredje part med gott rykte på marknaden, som har erfarenhet och
kompetens att utföra databehandlingsrevisioner och som bekräftas
av både Färdskrivarfokus och kunden.
7.4. En sådan granskning kommer att utföras vid den tidpunkt som
överenskommits mellan kunden och Färdskrivarfokus inom 2 (två)
månader från det att kunden skriftligen har begärt revisionen.
Revisorn kommer att behöva underteckna ett sekretessavtal som
inkluderar en skyldighet att inte avslöja affärsinformation i sin
revisionsberättelse, som också kommer att lämnas till
Färdskrivarfokus. Revisionen kommer att utföras under
Färdskrivarfokus normala arbetstid, utan att störa Färdskrivarfokus
affärsverksamhet. Kunden har rätt att begära revisionen en gång
vartannat år. Alla kostnader i samband med revisionen ska bäras av
kunden.
8. Ändringar i Avtalet
8.1. Färdskrivarfokus kan ibland ändra detta avtal, till exempel om
nya tjänster eller funktioner introduceras. I händelse av ändringar
eller ändringar kommer Färdskrivarfokus att informera kunden i god
tid genom att skicka ett elektroniskt meddelande till kundens
representant och ange ändringarnas art och omfattning.
Ändringarna i detta avtal tillämpas från och med den tidpunkt som
anges i denna del av webbsidan.
8.2. Genom att fortsätta använda Färdskrivarfokus-tjänsten eller på
annat sätt tillhandahålla personuppgifter till Färdskrivarfokus, efter
att ändringarna i detta avtal har genomförts, samtycker kunden till
de uppdaterade villkoren i avtalet.
9. Tillämplig lag
9.1. Detta avtal ska regleras av lagarna i Sverige, och alla åtgärder
eller förfaranden som rör detta avtal (inklusive de som uppstår till
följd av utomobligatoriska tvister eller anspråk) kommer att väckas i
domstolarna i Sverige.